Сроки договоров

Задача

Срок нельзя пропустить, а следить за ним некому

Проектная компания ведёт договоры в сводных таблицах Google: заказчик, предмет, номер, сумма, дата окончания. Данные в порядке, но таблица молчит — она не напомнит, что через неделю у одного из договоров истекает срок.

Цена пропуска высокая: просроченный договор — это претензии, пени и штрафы. Правильный порядок другой — успеть исполнить обязательства и закрыть договор вовремя, а если не выходит, продлить его дополнительным соглашением до окончания срока. И то и другое требует одного: знать о сроке заранее, а не вспоминать о нём постфактум.

Решение

Ежедневный обход таблиц и два сигнала в рабочую группу

• Бот выходит на работу в 10:00 и читает сводные таблицы целиком — все строки, а не выборку. Расчёты остаются в Google Таблицах, там же, где живут данные.
• Считаются рабочие дни, а не календарные. Пять рабочих дней — это запас на согласование и подпись, а не срок, половину которого съели выходные.
• Первый сигнал — за пять рабочих дней, помечен жёлтым. В сообщение попадают дата окончания, номер договора и счёта, код объекта и заказчик — у менеджера есть неделя, чтобы закрыть договор или подготовить дополнительное соглашение.
• Второй сигнал — красный флаг в день окончания. Если за пять дней в таблице ничего не изменилось, бот пишет в ту же группу тем же составом реквизитов: сегодня последний день этого договора.
• Единственный источник данных — та же таблица. Менеджер продлил договор и поправил дату — бот перестаёт напоминать сам, вести отдельную систему не нужно.
• Сигнал идёт в общую группу, а не в личку. Срок виден руководителю и коллегам, задача не теряется в переписке одного человека.