Электронный архив документов — не папка на сетевом диске, а хранилище с описью, сроками хранения, правами доступа и поиском по содержимому. Отличие принципиальное: в папке документ лежит, в архиве он находится, когда понадобился, и уничтожается, когда срок вышел. Ниже — из чего такой архив собирается, какие сроки определяют его устройство и что обычно ломается.
Почему вопрос возникает
Документ нужно найти за минуту, а не за день. Запрос из налоговой, спор с подрядчиком, проверка — и выясняется, что акт за позапрошлый год лежит либо в коробке на складе, либо в почте у человека, который уволился.
Бумага кончается местом. Папки занимают шкафы, шкафы — комнату, за комнату платят аренду. Переезд офиса обычно и становится поводом разобраться с архивом.
Сроки хранения никто не отменял. Часть документов обязана храниться годами, и отвечает за это компания, а не тот, кто складывал их в коробку.
Документы перестали быть бумажными. Через электронный документооборот приходят подписанные файлы, у которых бумажного оригинала не существует в принципе. Хранить их на компьютере бухгалтера — та же коробка, только хуже: она ещё и ломается без предупреждения.
Сроки, от которых пляшет всё устройство
Сроки хранения задаёт перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Ориентиры такие:
| Что за документы | Сколько хранить |
|---|---|
| Бухгалтерские и налоговые | не менее 5 лет |
| Трудовые договоры, приказы по личному составу | 50 лет, а созданные до 2003 года — 75 |
| Учредительные документы | постоянно |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Табели и журналы учёта рабочего времени | 5 лет, при вредных условиях — 50 или 75 |
Из этой таблицы следуют два требования к архиву, о которых обычно не думают заранее. Первое: у каждого документа должен быть признак, по которому считается его срок, иначе через пять лет никто не сможет сказать, что уже можно уничтожить. Второе: часть документов переживёт любую программу, в которой они сейчас лежат, — пятьдесят лет это дольше, чем живёт формат, сервер и сама компания-производитель системы.
Отдельно отмечу: порядок хранения именно электронных документов регулируется собственными приказами Росархива, и редакции меняются. Перед тем как закладывать правила уничтожения в систему, сверяйтесь с действующим текстом, а не с пересказом в блогах, включая этот.
Два вида документов, и путать их нельзя
Рождённые электронными. Пришли через электронный документооборот, подписаны электронной подписью. Это оригиналы. Хранить нужно не только сам файл, но и всё, чем потом доказывается подпись: саму подпись, служебные данные, средства проверки. Файл без этого через несколько лет превращается в текст, который ничем не подтверждён.
Сканы бумажных. Это копии. Скан не отменяет обязанности хранить бумажный оригинал там, где закон требует именно его. Польза скана в другом: по нему ищут, его отправляют, с ним работают каждый день, а в коробку на складе лезут только когда понадобился сам подлинник.
Практический вывод: смешивать их в одной куче нельзя. У скана и оригинала разный статус, и архив должен знать, что из них что.
Из чего собирается архив
Хранилище. Сервер компании или арендованный — здесь подходит та же связка, что и для своего облака: файлы лежат на своём сервере, доступ по правам, история версий ведётся.
Структура и названия. Самая скучная часть и самая важная. Папки по годам и типам документов, имя файла по правилу — дата, контрагент, тип, номер. Без правила через год в архиве окажутся «скан_новый_2 (копия).pdf» и «акт итог окончательный».
Реквизиты рядом с файлом. Контрагент, дата, сумма, номер договора, срок хранения. По ним потом ищут и по ним же считают, когда документ можно уничтожить.
Распознавание текста. Скан без текстового слоя не ищется. Прогон через распознавание превращает картинку в документ, который находится по слову из текста — это разница между архивом и свалкой сканов.
Права доступа. Кадровые документы видит кадровик, бухгалтерские — бухгалтерия. Не из вредности: в них персональные данные, и доступ «всем сотрудникам» — это нарушение, которое всплывает при первой же проверке.
Резервные копии и проверка читаемости. Копия в другом месте — обязательна. И раз в несколько лет файлы нужно проверять на читаемость: форматы стареют, носители портятся, и обнаруживать это лучше заранее, а не в день запроса из налоговой.
Готовая система или свой контур
Коробочные системы документооборота дают из коробки описи, маршруты согласования, сроки и отчёты. Платите лицензиями и зависимостью от поставщика, зато не собираете правила с нуля.
Свой контур — хранилище плюс распознавание плюс поиск плюс правила именования. Дешевле по лицензиям, гибче, но правила придётся описать самим, и кто-то должен их поддерживать.
Выбор зависит от объёма. До нескольких тысяч документов в год свой контур собирается за недели и работает годами. Когда документы идут десятками тысяч и с согласованием по маршрутам, дешевле взять готовую систему — там это уже продумано. Сама же передача документов между системами и сборка их из данных — отдельная тема, она разобрана в статье про автоматизацию документооборота.
Что обычно ломается
Архив без описи. Файлы перенесли, правила не описали. Через год это снова свалка, только электронная.
Сканы без текстового слоя. Пятьдесят тысяч картинок, по которым нельзя искать. Переделывать дороже, чем сделать сразу.
Дубликаты. Один и тот же акт в трёх папках с разными именами. Побеждается не уборкой, а единственным местом, куда документ кладут.
Никто не отвечает. Если у архива нет хозяина, через полгода в нём появляются личные папки, временные копии и «потом разберём».
Одна копия. Архив, существующий в единственном экземпляре, — это отложенная потеря всех документов компании.
Сколько стоит
Хранилище. Сервер под архив среднего бизнеса — 1 500–3 000 ₽ в месяц, плюс место под копии. Документы весят мало, сканы много: лист в хорошем качестве — сотни килобайт, тысяча дел — десятки гигабайт.
Сборка контура. Структура, правила именования, распознавание, поиск, права, копии — это проект на несколько недель.
Перевод бумаги в электронный вид. Самая дорогая часть, и считается она не в рублях за лист, а в часах: достать, расшить, отсканировать, проверить качество, проставить реквизиты. Поэтому разумный порядок — начинать с документов, к которым обращаются, а не с самых старых коробок.
Экономия считается просто: часы, которые сотрудники тратят на поиск документов, плюс аренда места под бумагу. У компании, где бухгалтерия ищет документы по полчаса несколько раз в неделю, архив окупается первым же годом.
Вопросы и ответы
Можно ли выбросить бумагу после сканирования? Не всегда. Скан — копия, и там, где закон требует хранить подлинник, он остаётся обязательным. Решение принимается по типам документов, а не оптом.
Сколько хранить бухгалтерские документы? Не менее пяти лет, но для отдельных видов срок больше. Кадровые документы — пятьдесят лет, созданные до 2003 года — семьдесят пять.
Чем электронный архив отличается от облачного диска? Диск хранит файлы, архив хранит документы: с реквизитами, сроками, правами и описью. На диске нельзя ответить на вопрос «что можно уничтожить в этом году», а это и есть смысл архива.
Нужно ли распознавать текст на сканах? Да, если планируете искать по содержимому. Без текстового слоя поиск работает только по именам файлов, а значит, всё держится на дисциплине именования.
Что делать с документами, подписанными электронной подписью? Хранить вместе со всем, что позволяет подпись проверить. Отдельно лежащий файл через несколько лет доказательной силы не имеет.
С чего начать, если документов много лет и всё в бумаге? С текущего года и с того, к чему обращаются чаще всего. Старые коробки оцифровываются по мере надобности: часть из них за весь срок хранения не понадобится ни разу.
Электронный архив — не покупка программы, а договорённость о том, как компания хранит документы: где, под какими именами, с какими сроками и кто за это отвечает. Программа лишь закрепляет договорённость. Поэтому начинать стоит не с выбора системы, а с описи того, что уже есть. Обсудить свою задачу — через контакты.